Vaše ordinace · Zaměstnanci · Návod
Jak postupovat při nástupu zaměstnance?
Krátká odpověď
Nástup zaměstnance do ordinace není jen podpis smlouvy. Nejprve určete kategorii práce a podle ní rozhodněte, zda je povinná vstupní pracovnělékařská prohlídka; není automatická u každého vztahu. Před zahájením práce musí nový člověk znát rizika a pokyny BOZP, dostat potřebné OOPP a přístupy a absolvovat požární školení tehdy a v rozsahu, který vyplývá ze začlenění provozovaných činností. Od 1. července 2026 se zaměstnanec registruje u ČSSZ elektronicky nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce (část údajů lze doplnit do 8 dnů). Zdravotní pojišťovně se běžné zaměstnání oznamuje do 8 dnů, u osoby pracující pouze na DPP nebo DPČ do 20. dne následujícího měsíce.
Krok 01 / 06
Podle kategorie práce rozhodněte o vstupní prohlídce
Nejdřív ověřte kategorii práce, profesní rizika a typ vztahu. U pracovního poměru je vstupní prohlídka nepovinná jen pro kategorii 1 bez profesního rizika, pokud ji nevyžádá zaměstnavatel nebo uchazeč. U DPP a DPČ je od 30. září 2025 povinná pro kategorii 2 rizikovou, 3 a 4; u kategorií 1 a 2 nerizikové ji může kterákoli strana vyžádat. Mladiství ji absolvují vždy. Je-li prohlídka povinná nebo vyžádaná, musí být hotová před vznikem pracovního poměru, u dohody před zahájením práce.
Poskytovateli PLS dejte žádanku s konkrétní náplní, kategorií a riziky práce — samotný název „sestra“ nestačí.
PozorPovinnou nebo vyžádanou prohlídku nelze doplnit až po nástupu. Současně ji ale neoznačujte jako plošnou povinnost pro všechny pracovníky — rozhoduje vztah, kategorie, profesní riziko, věk a případný požadavek jedné ze stran.
Co má vzniknout
Záznam o posouzení povinnosti a tam, kde je prohlídka povinná nebo vyžádaná, lékařský posudek založený před nástupem či zahájením práce.
Krok 02 / 06
Podepište smlouvu a shromážděte doklady
V den nástupu (nejpozději) podepíšete pracovní smlouvu nebo dohodu, mzdový výměr a informaci o obsahu pracovního poměru. Předem si od nového člověka vyžádejte:
- osobní údaje a kontakty — adresu, telefon, kontakt pro případ nouze,
- zdravotní pojišťovnu a číslo účtu pro výplatu,
- doklady o vzdělání a odborné způsobilosti — u sestry diplom a doklad o způsobilosti k výkonu povolání,
- podle vaší praxe výpis z rejstříku trestů,
- velikost pracovního oděvu a obuvi — budete ji potřebovat u kroku 5.
Smlouvu je lepší vygenerovat z šablony s předvyplněnými údaji než psát ručně — omezíte překlepy i chybějící náležitosti.
PozorSamostatné „osvědčení k výkonu povolání bez odborného dohledu“ se u sester od roku 2017 už nevydává ani neprodlužuje — nevyžadujte ho jako podmínku. Doložte diplom a doklad o odborné, případně specializační způsobilosti.
Co má vzniknout
Podepsaná smlouva či dohoda, mzdový výměr, informace o obsahu poměru a kopie dokladů o vzdělání a způsobilosti — vše založené v kartě zaměstnance.
Krok 03 / 06
Proveďte vstupní BOZP a podle začlenění školení PO
Před zahájením práce zaměstnance informujte a proškolte o rizicích, opatřeních a pokynech BOZP pro jeho konkrétní práci; platí to i pro dohody a zkrácené úvazky. V ordinaci jde zejména o biologický materiál, ostré předměty, dezinfekční prostředky a bezpečnou obsluhu používaných zařízení. Školení požární ochrany přidejte v režimu a rozsahu vyplývajícím ze začlenění provozovaných činností.
Požadavky na osobu školitele i záznam se liší podle tématu. Uchovejte průkazný obsah, datum, školitele, účastníky a ověření znalostí; vedle listinného podpisu lze tam, kde to předpis připouští, použít zabezpečený elektronický záznam účasti.
Co má vzniknout
Průkazný záznam o vstupním BOZP a případném školení PO s datem, rozsahem, školitelem a účastníkem.
aptien
Krok 04 / 06
Prokazatelně ho seznamte se směrnicemi ordinace
Určete dokumenty relevantní pro danou práci — například provozní a hygienický řád, dezinfekční plán, nakládání s odpady, ochranu údajů a mlčenlivost. Projděte je s novým zaměstnancem a průkazně zaznamenejte dokument, verzi a datum. Nemusí jít o samostatný podpis pod každou směrnicí; použít lze i přesný souhrnný nebo zabezpečený elektronický záznam. Při podstatné změně postupu seznámení zopakujte.
PozorObecný podpis „seznámen se vším“ bez seznamu dokumentů a verzí je slabý důkaz. Souhrnný záznam ale může být dostatečný, když přesně určí obsah, datum a účastníky.
Co má vzniknout
Průkazný záznam o seznámení s relevantními dokumenty, jejich verzemi a datem.
Krok 05 / 06
Vydejte osobní ochranné pomůcky
Podle vyhodnocení rizik vydejte pracovní oděv a obuv, rukavice, respirátor či ústenku, případně ochranu očí. OOPP se poskytují bezplatně a věcně — nelze je nahradit příspěvkem v penězích. Výdej zapište (co, komu a kdy) a nechte podepsat; stejný záznam pak vedete i při každé obměně nebo odpisu, takže je kdykoli jasné, co má kdo u sebe.
TipVelikosti oděvu a obuvi jste si vyžádali v kroku 2 — nový člověk tak první den nefasuje pomůcky, které mu nesedí.
Co má vzniknout
Průkazný záznam o výdeji OOPP: co bylo vydáno, komu a kdy — doplňovaný při obměně a vyřazení.
Krok 06 / 06
Založte kartu zaměstnance a přihlaste ho na úřady
Všechny nástupní doklady držte v řízené kartě zaměstnance s přístupy omezenými podle potřeby.
Od 1. července 2026 registrujte zaměstnance u ČSSZ elektronicky nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce; přihlášení lze udělat nejdříve 8 dnů předem a u českého zaměstnance lze ve dvoukrokové variantě ostatní údaje doplnit do 8 dnů po nástupu. Zdravotní pojišťovně oznamte nástup běžného zaměstnání elektronicky do 8 dnů. U osoby pracující pouze na DPP nebo DPČ platí od roku 2026 lhůta do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci nástupu.
TipK nástupu se do karty hodí přidat i krátký plán zaškolení na první týdny: kdo nováčka vede a co si má postupně osvojit. Adaptace tím přestane být improvizace.
Co má vzniknout
Kompletní karta zaměstnance (smlouva, posudek, školení, potvrzení směrnic, OOPP) a potvrzení o elektronickém přihlášení na ČSSZ a zdravotní pojišťovnu.
Na co si dát pozor
Nejčastější mezery z tohoto návodu — a jak je řeší software, když nechcete spoléhat na diář a šanon.
| Riziko | Jak to hlídá Aptien |
|---|---|
Prohlídka nebo školení chybí před prvním dnem — první věc, kterou kontrola najde. | Nástup vede Aptien jako proces s úkoly a termíny — žádný krok „nevypadne“. |
Propadlé platnosti prohlídek, školení a certifikátů nikdo nehlídá. | Karta zaměstnance hlídá lhůty a sama upozorní dřív, než něco propadne. |
Jeden souhrnný podpis za všechny směrnice — nedoloží, co člověk četl. | Evidence musí jednoznačně určit dokumenty a jejich verze; může být jednotlivá, souhrnná nebo zabezpečená elektronická. |
OOPP vydané bez evidence — zpětně neprokážete, kdo co dostal. | Výdej, obměna i vyřazení se průkazně zapisují k zaměstnanci; podpis je jedna z možných forem potvrzení. |
Doklady roztroušené po šanonech — při kontrole se shání po celé ordinaci. | Karta zaměstnance je jedno místo pro kontakty, doklady, školení i přidělený majetek. |
Nejčastější dotazy
Musí vstupním školením projít i zaměstnanec na dohodu nebo zkrácený úvazek?
Ano. BOZP a požární ochrana se týkají každého, kdo v ordinaci pracuje, bez ohledu na typ úvazku. Rozsah dalších školení se řídí tím, co bude člověk skutečně dělat.
Potřebuje sestra platné „osvědčení k výkonu povolání bez odborného dohledu“?
Ne. Toto osvědčení se od září 2017 už nevydává ani neprodlužuje a kreditní systém byl zrušen. Doložte diplom a doklad o odborné, případně specializační způsobilosti.
Do kdy musím zaměstnance přihlásit na pojišťovnu a správu sociálního zabezpečení?
U ČSSZ od 1. 7. 2026 nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce; ve dvoukrokové variantě lze zbytek údajů doplnit do 8 dnů. Zdravotní pojišťovně u běžného zaměstnání do 8 dnů, u osoby pracující pouze na DPP nebo DPČ do 20. dne následujícího měsíce. Podání jsou elektronická.
Můžu OOPP nahradit příspěvkem v penězích?
Ne. OOPP se poskytují bezplatně a věcně, peněžní náhrada je vyloučena. Výdej evidujte průkazně; podpis převzetí je vhodná, nikoli jediná možná forma.
Nechce se vám to dělat?
Nemusíte. Nastavíme vám celou personální agendu v Aptienu na klíč — karty lidí, lhůty prohlídek i školení. Vy jen řeknete, koho v ordinaci máte.
Ukázka je zdarma a nezavazuje k ničemu.
Souvisí s
Aktualizováno 24. 8. 2026 · autor David Melichar
