Jak se připravit na kontrolu nebo audit personálních věcí?

Projděte u každého zaměstnance písemnou pracovní smlouvu nebo dohodu a jejich zákonné náležitosti. Pracovní smlouva musí obsahovat druh práce, místo výkonu práce a den nástupu; mzda může být sjednána ve smlouvě, určena vnitřním předpisem nebo mzdovým výměrem. Založte i dodatky a písemnou informaci o obsahu pracovního poměru, pokud není vše uvedeno ve smlouvě.

U každé pozice doložte kategorii práce a podle ní rozhodnutí, zda je vstupní či periodická prohlídka povinná nebo vyžádaná. Neplatí, že každý musí mít automaticky vstupní posudek a pravidelnou periodickou prohlídku: u pracovního poměru je vstupní prohlídka nepovinná u kategorie 1 bez profesního rizika, u DPP/DPČ od 30. 9. 2025 také u kategorie 2 nerizikové; periodické prohlídky v kategoriích 1 a 2 probíhají jen na písemnou žádost. K tomu připravte doklady o BOZP a požární ochraně s datem, obsahem a průkazným potvrzením a u zdravotníků doklady odborné způsobilosti.

Ověřte, že u přidělených OOPP umíte doložit, co, komu a kdy bylo vydáno, a že pomůcky odpovídají vyhodnoceným rizikům. Podpis je vhodný způsob potvrzení převzetí, nikoli jediná možná forma záznamu. Připravte také kategorizaci prací a podklady, z nichž vychází; kontrola se ptá, zda OOPP i školení odpovídají skutečným rizikům.

Projděte, že máte podepsané závazky mlčenlivosti a doklady k ochraně osobních údajů — souhlasy tam, kde je potřeba, a přístup k osobním údajům omezený na ty, kdo je potřebují. K tomu evidence odpracované doby: kontrola inspektorátu se dívá i na to, zda vedete pracovní dobu a dodržujete přestávky a odpočinek.

Než kontrola přijde, projděte doklady zaměstnanec po zaměstnanci a sestavte si z nich kontrolní složku — přehled toho, co u koho máte, a upozornění na to, co chybí nebo je po termínu. Když najdete mezeru s předstihem, máte čas ji doplnit. Doplnit doklad zpětně před kontrolou většinou nejde věrohodně — proto se vyplatí vést agendu průběžně.