Jak evidovat doklady o pořízení a UDI kódy?

UDI (jedinečná identifikace prostředku) se skládá ze dvou částí:

• UDI-DI — identifikátor typu prostředku (konkrétní model výrobce),
• UDI-PI — výrobní data: číslo šarže (LOT) nebo sériové číslo a datum expirace.

Právě UDI-PI umožňuje zpětně dohledat konkrétní kus a jeho šarži. Kód najdete na obalu jako čárový nebo DataMatrix a doprovází ho i čitelný text.

Při příjmu porovnejte fakturu a dodací list se skutečně dodaným zbožím — název, množství, případně šarže. Zkontrolujte neporušenost obalu a čitelnost údajů. Nesrovnalosti řešte hned s dodavatelem, dokud je dodávka „čerstvá“; dodatečné dohledávání bývá zbytečně pracné.

Na prostředek nebo skladovou položku založte kartu s názvem, výrobcem a typem; UDI-DI doplňte v zákonném rozsahu nebo pro provozní dohledatelnost. Ke kartě připojte relevantní šarži, expiraci, doklad o pořízení a pozdější servisní či likvidační doklady. Ne každý spotřební kus potřebuje samostatnou individuální kartu — u šaržového materiálu může být vhodná karta skladové položky a šarže.

UDI z obalu načtěte čtečkou nebo mobilem — jedno naskenování doplní typ, šarži i expiraci naráz. Ruční přepis funguje také, ale je zdlouhavý a chybový, a právě čitelnost UDI musí zůstat zachovaná. U položek, u nichž se sleduje šarže, zaznamenejte i konkrétní LOT z UDI-PI.

Ke kartě přiložte doklad o pořízení — fakturu nebo dodací list, ideálně jako sken. Doklad prokazuje původ prostředku a je podkladem při kontrole i při případném hlášení nežádoucí příhody. Uchovávejte ho po dobu, po kterou prostředek používáte, a přiměřeně i po vyřazení.

Z data expirace v UDI-PI udělejte upozornění dopředu, ne poznámku, na kterou si někdo vzpomene. U spotřebního materiálu i prostředků s omezenou životností nastavte předstih (např. 30/60/90 dní), ať stihnete dobrat nebo vyměnit dřív, než položka propadne.