Vaše ordinace · Pacienti · Návod
Kam ukládat skeny, fotky a externí nálezy?
Krátká odpověď
Klinické přílohy — skeny zpráv od specialistů, laboratorní výsledky, obrazová dokumentace, podepsané souhlasy — patří strukturovaně do karty pacienta ve vašem AIS, navázané na konkrétního pacienta a návštěvu. Ne na sdílený disk, ne do e-mailu, ne na plochu počítače. Sdílená složka plná souborů „sken1.jpg“ je noční můra u kontroly i z pohledu GDPR: nikdo nedohledá, čí to je a kdo se k tomu dostal. Pozor na jednu hranici — provozní doklady (revizní protokoly, záruční listy, smlouvy) do karty pacienta nepatří, ty vede provozní evidence.
Krok 01 / 04
Ukládejte do karty pacienta, ne na sdílený disk
Základní pravidlo: příloha má žít uvnitř karty pacienta v AIS, ne někde vedle. Sdílené disky, lokální plochy a e-mailové schránky jsou tři místa, kde skeny nejčastěji končí — a zároveň tři nejhorší varianty. Nejsou zálohované jednotně, nejsou řízené přístupem a při kontrole ani při dotazu pacienta v nich nic nedohledáte.
Krok 02 / 04
Každou přílohu navažte a popište
Aby byla příloha k něčemu, potřebuje kontext. U každého souboru evidujte:
- pacienta a návštěvu, ke které patří,
- typ — externí nález, laboratoř, obrazová dokumentace, souhlas, žádanka,
- datum a zdroj (odkud dokument přišel).
Díky tomu přílohu najdete podle pacienta i podle typu a je jasné, proč ji máte.
Co má vzniknout
Příloha navázaná na konkrétního pacienta a návštěvu, s typem, datem a zdrojem — dohledatelná z karty pacienta.
Krok 03 / 04
Hlídejte formát a čitelnost skenu
Sken musí být čitelný a použitelný i za roky. Skenujte v dostatečném rozlišení, pro dlouhodobé uchování volte PDF (ideálně PDF/A). Rozlišujte ale prostý sken a zákonný převod. Pokud chcete po digitalizaci zničit listinný originál, musí elektronický dokument obsahovat ověřovací doložku podle § 7 vyhlášky č. 444/2024 Sb.; doložka se opatří podpisem oprávněné osoby a kvalifikovaným časovým razítkem. Bez tohoto postupu zůstává sken jen kopií a originál dál uchovávejte.
TipU aplikovaných implantátů (stenty, kloubní náhrady, kardiostimulátory) k příloze doplňte i UDI a šarži. Když se prostředek stahuje z trhu, dohledáte podle šarže dotčené pacienty během chvíle místo procházení celého archivu.
Krok 04 / 04
Rozlište klinické a provozní doklady
Ne všechno, co naskenujete, patří k pacientovi. Rozdělte doklady na dvě hromádky:
- klinické (nálezy, laboratoře, souhrny, souhlasy) → karta pacienta v AIS,
- provozní (revizní protokoly, záruční listy, návody k přístrojům, smlouvy, faktury) → provozní evidence u karty přístroje, majetku nebo dodavatele.
Když tuhle hranici udržíte, kontrola SÚKL i krajský úřad najdou svoje doklady tam, kde je čekají — a karta pacienta nezaroste provozními papíry.
Na co si dát pozor
Kde se skeny a nálezy nejčastěji ztrácejí — a čím to nahradit.
| Riziko | Jak se tomu vyhnout |
|---|---|
Soubory na sdíleném disku bez vazby na pacienta a bez řízeného přístupu. | Přílohy jen v kartě pacienta v AIS, navázané a typované. |
Nálezy v e-mailové schránce — nezálohované a nedohledatelné. | Došlé dokumenty rovnou zakládat do karty, ne nechávat v e-mailu. |
Provozní doklady v kartě pacienta (nebo naopak) — kontrola je nenajde. | Klinické do AIS, provozní k přístroji či majetku v provozní evidenci. |
Implantát bez UDI a šarže — při stažení z trhu nedohledáte pacienty. | Traceabilita s UDI a šarží evidovaná strukturovaně. |
Nejčastější dotazy
Můžu naskenovaný papír po digitalizaci skartovat?
Jen po převodu podle § 7 vyhlášky 444/2024 Sb.: elektronický dokument musí mít ověřovací doložku opatřenou podpisem oprávněné osoby a kvalifikovaným časovým razítkem. Samotný sken ani obecné ustanovení ve směrnici nestačí; bez řádného převodu originál uchovejte.
V jakém formátu skeny ukládat?
Pro dlouhodobé uchování je vhodné PDF, ideálně PDF/A, v dostatečném rozlišení pro čitelnost. Fotky nálezů raději vkládejte jako přílohu ke konkrétní návštěvě, ne samostatně mimo kontext.
Kam patří revizní protokol nebo záruční list k přístroji?
Do provozní evidence u karty přístroje, ne do karty pacienta. Klinická a provozní dokumentace jsou dvě různé agendy s různými kontrolami.
Souvisí s
Aktualizováno 24. 8. 2026 · zdroj: vyhláška č. 444/2024 Sb. · autor David Melichar
